Eine digitale Strategie entwickeln

Eine digitale Strategie entwickeln, systematisch vorgehen, Finanzierung und Personal sichern – so lauten nur einige Handlungsempfehlungen zum Aufbau eines effizienten E-Government-Systems.

Kommunen, die die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen und E-Government-Systeme einsetzen, entwickeln sich wirtschaftlich überdurchschnittlich. Zu diesem Ergebnis gelangen verschiedene Studien diverser Institute und der Universität Bonn. Demnach schneiden die zehn digitalsten Städte bei Gewerbeanmeldungen, dem Zuzug von hochqualifizierten Mitarbeitern, bei der Bevölkerungsentwicklung und der Entwicklung der Gewerbesteuer besser ab als die übrigen Kommunen. Insofern schafft die Digitalisierung Wettbewerbsvorteile. Bedenkt man dann noch, dass Deutschland im europäischen Vergleich bei der Anwendung von E-Government-Systemen lediglich Platz 22 erreicht, werden deutlich die Chancen erkennbar, die in der digitalen Transformation liegen. Um diese zu nutzen, müssen Kommunen ihr Vorgehen planen und verstärkt zusammenarbeiten. Dabei können die nachfolgenden Handlungsempfehlungen helfen.

Strategie statt Fehlentwicklung

Kommunen müssen strategisch vorgehen. Auf diese Weise können sie von vornherein Insellösungen vermeiden, die entstehen, wenn nur einzelne Verwaltungsabläufe digitalisiert werden. Die Strategie einer Kommune sollte aufzeigen, wie sie die Aufgaben der Digitalisierung bewältigen, Interdependenzen (gegenseitige Abhängigkeiten) erkennen, Redundanzen (Parallelitäten) vermeiden und Synergieeffekte nutzen will. Ohne eine Vision, die sowohl strategische als auch operationale Ziele beinhaltet, lassen sich die mittel- oder langfristigen Transformationsprozesse nicht steuern und es kann sogar zu Fehlentwicklungen kommen. Aufgrund der hohen Komplexität, der Querschnittsaufgabe und der Anzahl der Betroffenen sollte die digitale Strategie möglichst offen und breit diskutiert werden. Des Weiteren müssen Meilensteine und Entwicklungslinien erkennbar sein.
E-Government-Systeme werden sich von rein passiven Informationssystemen zu interaktiven Systemen für Lebens- oder Unternehmenslagen entwickeln

Digitalisierung ist Chefsache

Digitalisierung sollte zudem Chefsache sein, da sie die gesamte Verwaltung betrifft und zahlreiche Kommunikationswege einer Kommune verändert. Die reine Verlagerung auf eine Verwaltungsstelle wäre daher nicht ausreichend. Es ist also von Vorteil, wenn das Vorhaben bei einer entsprechenden Führungskraft der Kommune angesiedelt ist. Politische Gremien lassen sich durch die Einrichtung eines Ausschusses, Unterausschusses oder runden Tisches einbinden – wobei die höhere Verbindlichkeit und die größere öffentliche Wahrnehmung für einen Ausschuss spricht. Die Schnittstelle zwischen Verwaltungsspitze, politischen Vertretern sowie Führungskräften aus der Verwaltung und den Beteiligungen ist durch ein Digital Board möglich.

Die Anforderungen erfüllen

E-Government-Systeme sind komplex. Bei ihrer Entwicklung sollte deshalb systematisch vorgegangen werden. Helfen kann dabei die Referenzarchitektur für E-Government-Systeme des Fraunhofer-Instituts FOKUS, mit der sich Entwicklungsabschnitte besser koordinieren lassen. Sie umfasst unter anderem die Zugangstechnologie, das Identitätsmanagement, Basiskomponenten wie E-Payment, Fachanwendungen und fachunabhängige Anwendungen, ein Prozess-Management oder E-Government-Plattformen. Sicherheitsinfrastruktur, Rechenzentrums-Infrastruktur und Breitband-Situation ergänzen diese Themenfelder.
Sollen E-Government-Systeme effizient und erfolgreich sein, müssen sie vier Anforderungen erfüllen. Dazu zählt ein einfacher und bekannter Zugang zu den Angeboten. Aufgrund der Größe des Online-Angebots sollte außerdem sowohl für die Bürger als auch für die Verwaltung ein Nutzen vorhanden sein. Ferner muss eine Verbindlichkeit, etwa durch Rückmeldungen, erkennbar sein. Das E-Government-System muss zudem zur Zufriedenheit führen. Wenn es den genannten Anforderungen nicht genügt, kann es zu Akzeptanzproblemen bis hin zur Ablehnung kommen, die eine Weiterentwicklung stark beeinträchtigt. Nicht zuletzt heißt es, Skaleneffekte auszuschöpfen. Die Entwicklung von E-Government-Systemen kann nur gelingen, wenn die Anzahl der Online-Dienste so erhöht wird, dass die Bürger das System regelmäßig nutzen. Ab einer gewissen Nutzeranzahl werden sich auch die Investitionen amortisieren.

Interkommunale Zusammenarbeit stärkt

Um E-Government-Systeme einzurichten ist eine verstärkte Koordination und interkommunale Zusammenarbeit wichtig. Von immenser Bedeutung ist an dieser Stelle auch der Breitband-Ausbau Denn: Ohne schnelle Internet-Anbindung kann es kein zukunftsfähiges E-Government geben.

In diesem Zusammenhang kann ich dem Gremium die Informationsbroschüre des Rhein-Neckar-Kreises zum Thema Digitalisierung, wärmstens ans Herz legen. Hier werden die verschiedensten Handlungsfelder aufgezeigt und erläutert.

Wir begrüßen die Initiative „Digitale Zukunftskommune“ der Verwaltung